Tietosuojaseloste – Asiakas- ja markkinointirekisteri
Pihlan asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste. Pihla käsittelee henkilötietoja soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.
Päivitetty 2.1.2024
1 Rekisterinpitäjä | Nimi: Pihla Group Oy (y-tunnus: 18826249) Osoite: Äyritie 16, 01510 Vantaa Muut yhteystiedot: Asiakaspalvelu 0800 550 880 |
2 Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa ja tietosuojavastaava | Sähköpostiosoite tietosuoja@pihla.fi |
3 Rekisterin nimi | Asiakasrekisteri |
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi, mukaan lukien laskutus ja perintä, markkinointi, palveluiden kehittäminen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina on asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen sopimus, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus, oikeutettu etu. |
5 Rekisterin tietosisältö | Yksityisasiakkaiden tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilöturvatunnus. Henkilöturvatunnus pyydetään luottokaupan yhteydessä luottotietojen tarkistamista varten. Yritysasiakkaan tiedot: Yrityksen nimi, Y-tunnus, toimitusosoite, laskutusosoite, maksuehto, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköposti. Muu asiakastieto: alennukset, toimitukset, laskutus, reklamaatiot, takuuasiat ja muut kaupalliset tiedot. |
6 Säännönmukaiset tietolähteet | Rekisterin tietosisältö kerätään asiakassuhteen elinkaaren eri vaiheissa rekisteröidyltä itseltään, sekä kumppaneiden tietoja myös luovutuksena muilta rekistereidenpitäjiltä. |
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset | Liiketoiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja voidaan luovuttaa Pihla Group:n yhtiöiden välillä. Pääsääntöisesti rekisteröityjen henkilötietoja ei luovuteta ulkopuoliselle. Mikäli henkilötietoja luovutetaan, henkilötietojen käyttäjä sitoutuu käyttämään siirrettyjä henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun, esimerkiksi valtuutettu jälleenmyyjä-, perintätoimisto- tai kuljetusliike sopimuksenmukaisia tehtäviään hoitaessaan. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle, mikäli siihen on lakisääteinen peruste. |
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. |
9 Rekisterin suojauksen periaatteet | A. Manuaalinen aineisto Jos rekisteriin saadaan manuaalista tietoaineistoa tai sitä tulostetaan, säilytetään sitä lukitussa tilassa ja varmistetaan ettei henkilötietoja käytetä muihin tarkoituksiin kuin tässä selosteessa on mainittu. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen säilyttämisestä annettuja päätöksiä ja säännöksiä sekä ohjeita. B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. |
10 Rekisteröidyn oikeudet | Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä. Oikeus saada tutustua henkilötietoihinsa. Oikeus pyytää oikaisemaan virheelliset tai puutteelliset henkilötietonsa. Oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa (oikeus tulla unohdetuksi). Oikeus pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. Oikeus saada ilmoitus pyydettyyn henkilötietojensa oikaisuun tai poistoon tai käsittelyn rajoitukseen. Oikeus henkilötietojensa siirrettävyyteen. Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta. Oikeuksiin liittyvä pyyntö: Rekisteröidyn henkilökohtainen pyyntö yhteystietoineen osoitetaan kohdan 2 mukaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvovalle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. |
11 Profilointi ja automaattinen päätöksenteko | Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. |
12 Tietojen poistaminen ja säilytysaika | Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot katselmoidaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta. Esimerkit säilytysajoista: Takuuasioissa takuuaika + 1 vuosi. Kirjanpitoa varten 10 vuotta. Reskontratiedot ja laskukopiot 6 vuotta. Yksityisasiakkaan luottokaupan yhteydessä pyydetty henkilöturvatunnus säilytetään tilauksen ja laskun käsittelyn ajan. |